Για τα παραστατικά αγορών και εφόσον ο προμηθευτής στείλει τα είδη σε αρχείο Excel μπορεί να γίνει αυτόματη εισαγωγή των ειδών στο πρόγραμμα από το αρχείο.

  • Πρόβλημα:

    Για να γίνει καταχώρηση παραστατικού αγορών ή πωλήσεων σε εφαρμογή Commerce, Meridian, Benzina, Retailer, Prenda, Camping όταν είναι πολλά τα είδη του παραστατικού χρειάζεται αρκετός χρόνος με την πιθανότητα λάθους καταχώρησης ανεβασμένη.

  • Λύση:

    Εάν τα είδη που πρόκειται να εισαχθούν στο παραστατικό υπάρχουν σε αρχείο excelμπορεί να γίνει αυτόματα η εισαγωγή τους στο παραστατικό   

    Δεν υπάρχει περιορισμός στην σειρά των στηλών του excelή στην ονομασία αφού θα γίνει αντιστοίχιση για να γίνει σωστά η εισαγωγή. Υποχρεωτικά η πρώτη σειρά θα έχει τις επικεφαλίδες των στηλών.

    Μετά την εγκατάσταση του αρχείου θα δημιουργηθεί μία νέα εντολή στο menuπου ανοίγει με δεξί κλικ με τίτλο «Εισαγωγή από Excel» στην οθόνη καταχώρησης του παραστατικού. Επιλέγοντας το ανοίγει το παράθυρο «ImportInvoice» το οποίο έχει τις παραμέτρους ώστε να είναι δυνατή η εισαγωγή του αρχείου.

    Οι παράμετροι αυτοί είναι στα πεδία:

    • Αρχείο Συμπληρώνεται το fullnameτου αρχείου. Εναλλακτικά το αρχείο μπορεί να επιλεγεί χρησιμοποιώντας το κουμπί «…».
    • Κωδικός Επιλέγεται η στήλη του excelπου περιέχει τον κωδικό του προϊόντος
    • Περιγραφή Επιλέγεται η στήλη του excelπου περιέχει την περιγραφή του προϊόντος
    • Μονάδα Μέτρησης Επιλέγεται η στήλη του excelπου περιέχει την μονάδα μέτρησης του προϊόντος
    • Αξία Επιλέγεται η στήλη του excelπου περιέχει την αξία μονάδας του προϊόντος
    • Barcode Επιλέγεται η στήλη του excelπου περιέχει το barcode του προϊόντος
    • ΦΠΑ Επιλέγεται η στήλη του excelπου περιέχει το ΦΠΑ του προϊόντος
    • Έκπτωση % Επιλέγεται η στήλη του excelπου περιέχει την ποσοτική έκπτωση του προϊόντος
    • Έκπτωση 2 % Επιλέγεται η στήλη του excelπου περιέχει την δεύτερη ποσοτική έκπτωση του προϊόντος
    • Έκπτωση ποσό Επιλέγεται η στήλη του excelπου περιέχει την ποσοτική έκπτωση του προϊόντος

    Εάν ένα ή περισσότερα πεδία δεν συμπληρωθούν η εισαγωγή του αρχείου θα γίνει κανονικά με τα δεδομένα τα οποία υπάρχουν στο αρχείο. Μη συμπλήρωση κωδικού και Barcode και περιγραφής δεν επιτρέπεται.

    Κατά την εισαγωγή των ειδών το πρόγραμμα κάνει τους εξής ελέγχους:

    1. Πρώτα γίνεται έλεγχος για τον κωδικό του είδους
    2. Εάν δεν βρεθεί είδος τότε γίνεται έλεγχος με το Barcode
    3. Και εάν δεν βρεθεί το είδος τότε γίνεται έλεγχος με την περιγραφή.

    Εάν κατά τους παραπάνω ελέγχους δεν βρεθεί το είδος το πρόγραμμα φτιάχνει ένα καινούργιο είδος και το προσθέτει και στην αποθήκη.

    Κατά την διαδικασία της εισαγωγής των ειδών εάν κάποιο είδος έχει διαφορετική μονάδα μέτρησης από αυτήν που έχει το αρχείο excel(διαφορά κατ’ όνομα) τότε δημιουργεί νέα μονάδα μέτρησης και φυσικά ζητάει και την αντιστοιχία της νέας μονάδας με την υπάρχουσα.

Pin It

Τηλεφωνικό κέντρο Τηλεφωνικό κέντρο
Επικοινωνήστε μαζί μας για πληροφορίες ή διευκρινήσεις στο:210-4171901
More detail